Factures reçues de vos fournisseurs

En bref

1. Les factures de vos fournisseurs arrivent dans Factures reçues, onglet « À valider ».
2. « Valider » : la dépense est enregistrée avec la facture en pièce jointe.
3. « Refuser » : choisissez un motif, il est transmis au fournisseur par la plateforme.

D'où viennent ces factures ?

De votre plateforme agréée, reliée dans Paramètres → Facturation électronique (voir La facturation électronique). ProMind les récupère toutes les 30 minutes ; « Récupérer les nouvelles factures » le fait tout de suite. Une notification vous prévient à chaque nouvelle facture.

Importer une facture reçue

Si votre plateforme n'est pas reliée par API (ou si une facture électronique vous arrive autrement), téléchargez-la puis cliquez sur « Importer une facture reçue » : fichier Factur-X (PDF), UBL ou CII. ProMind la lit et la place dans « À valider ». Un même fichier ne s'importe qu'une fois ; un refus est alors noté dans ProMind et se signale au fournisseur depuis la plateforme.

Valider une facture

1. Vérifiez la facture avec l'icône en forme d'œil (ou téléchargez-la).
2. Cliquez sur « Valider », ajustez le libellé, la date, le mode de règlement et la catégorie.
3. « Valider et enregistrer la dépense » : la dépense apparaît dans Dépenses, avec la facture jointe (rangée aussi dans la base documentaire). Le fournisseur est retrouvé par son SIREN, ou créé s'il est nouveau. L'approbation est transmise au fournisseur quand la plateforme le permet.

Refuser une facture

« Refuser », puis choisissez le motif (facture en double, commande inconnue, montant erroné…) et expliquez-le. Le refus est transmis au fournisseur, qui peut vous envoyer une facture corrigée. La facture passe dans l'onglet « Refusées » avec son motif.

Un avoir reçu se valide de la même façon : il est enregistré comme une dépense négative.