Aide et FAQ ProMind

Cliquez sur « Signaler un incident » (menu de gauche ou en haut de l'écran), décrivez le problème et joignez une capture. Vous recevez un accusé de réception et suivez la réponse dans Mes demandes au support. Voir l'article dédié.

Ajoutez ses interlocuteurs dans le bloc « Contacts » de la fiche client. À l'envoi, cochez les destinataires voulus (ceux marqués « Reçoit les factures » sont cochés d'office). Voir Créer et gérer vos clients.

Créez l'article dans Produits & services avec le prix de l'année et 12 échéances mensuelles. Ajouté à un devis ou une facture, il fait apparaître l'échéancier (dates et montants) sur le document. Voir Votre catalogue de produits et services.

C'est impossible, et c'est la loi : une facture émise ne se modifie ni ne se supprime. Annulez-la avec « Annuler (avoir) », puis émettez une nouvelle facture correcte. Voir Annuler une facture avec un avoir.

Seulement tant qu'elle est en brouillon. Une fois émise, elle a un numéro définitif et doit être annulée par un avoir. Voir Créer et émettre une facture.

Elle est encore en brouillon. Le numéro définitif est attribué au moment où vous cliquez sur « Émettre », dans l'ordre chronologique, sans trou.

Dans Paramètres → Entreprise, section facturation : préfixes des devis, factures et avoirs (1 à 10 lettres ou chiffres). L'année et le compteur sont ajoutés automatiquement.

Ouvrez la facture et cliquez sur « Enregistrer un paiement ». Pour un paiement en plusieurs fois, enregistrez chaque versement. Voir Enregistrer un paiement reçu.

Oui : activez les relances dans Paramètres → Emails et relances et choisissez les paliers (par exemple 3, 15 et 30 jours après l'échéance). Elles s'arrêtent dès que la facture est payée. Voir Relancer les factures impayées.

Vérifiez l'adresse email de sa fiche client et demandez-lui de regarder ses courriers indésirables. L'historique des envois est visible sur la facture ; vous pouvez la renvoyer avec « Renvoyer par email » ou lui transmettre le PDF (« Imprimer »).

Marquez le devis comme « Accepté », puis cliquez sur « Convertir en facture » : une facture brouillon reprend toutes les lignes. Vérifiez-la puis émettez-la.

Dans Paramètres → Entreprise, section « TVA & fiscalité », indiquez que vous n'êtes pas assujetti. Vos lignes sont alors à 0 % et la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » figure sur vos factures.

Renseignez-le dans Paramètres → Entreprise, section « Informations bancaires » : il est imprimé sur vos factures pour faciliter le règlement par virement.

Un client ne se supprime pas, pour que ses devis et factures restent consultables : archivez-le. Il disparaît des listes et libère une place si votre offre limite le nombre de clients.

Importez la facture du fournisseur (PDF ou photo) dans Justificatifs : les montants sont lus pour vous, vous vérifiez puis validez. Sinon, « + Nouvelle dépense » dans Dépenses.

Téléchargez le fichier FEC depuis Export comptable et envoyez-le à votre cabinet. Le SIREN doit être renseigné. Voir l'article dédié.

Dans « Trésorerie et compta » → « États comptables » : Recettes / dépenses, Registre des achats et Livre de trésorerie, téléchargeables en PDF, Excel ou CSV. Plusieurs états d'un coup : Extraction. Voir l'article dédié.

Exportez-le au format CSV (ou « tableur ») depuis l'espace en ligne de votre banque, pas en PDF. Le fichier doit contenir une colonne « Date » et une colonne « Montant », ou « Débit » et « Crédit ». Voir Importer un relevé bancaire.

Corrigez les champs surlignés « À vérifier » avant de valider : rien n'est enregistré sans vous. Pour une photo, prenez le document bien à plat, net et éclairé. Un PDF scanné ne pré-remplit pas la dépense : prenez plutôt une photo de la facture.

PDF, images, Word, Excel, OpenOffice, texte et CSV, jusqu'à 20 Mo par fichier. Les exécutables et scripts sont refusés pour votre sécurité. Voir Ajouter et classer vos documents.

Avec l'IA locale (vos données ne quittent pas nos serveurs), une analyse prend une à deux minutes. Le texte s'affiche au fur et à mesure ; vous pouvez continuer à utiliser Promind dans un autre onglet.

Cela dépend de la politique choisie par votre administrateur dans Assistant IA : IA locale uniquement, noms masqués (les noms de vos clients sont remplacés par des alias) ou IA externe autorisée. Voir L'assistant IA et la confidentialité.

Dans Paramètres → Utilisateurs, « Inviter un utilisateur » : saisissez son email et son rôle. Si un mot de passe temporaire s'affiche, transmettez-le lui ; il le changera à sa première connexion.

Soit le module n'est pas inclus dans votre offre, ou pas encore activé s'il est « sur demande » (Paramètres → Abonnement), soit votre rôle ne donne pas ce droit : demandez à un administrateur de votre entreprise.

Sur la page de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié ? » : un lien valable une heure vous est envoyé par email. Regardez aussi vos courriers indésirables.

Dans Paramètres → Abonnement, cliquez sur « Choisir cette offre » sur l'offre voulue. Les modules correspondants apparaissent aussitôt.

Votre offre limite certains volumes (utilisateurs, clients, factures ou analyses IA par mois…). L'utilisation est visible dans Paramètres → Abonnement ; les compteurs mensuels repartent à zéro le 1er du mois. Vous pouvez aussi archiver un client ou changer d'offre.

Dans Paramètres → Confidentialité : « Télécharger mes données » pour obtenir une copie, « Supprimer mon compte » pour l'effacer définitivement (mot de passe demandé). Voir Vos données personnelles.

Ouvrez sa fiche client, carte « Données personnelles (RGPD) », puis « Anonymiser ». Ses factures de moins de 10 ans sont conservées (obligation légale) : seuls son email, son téléphone et ses notes sont alors effacés. Vous pouvez aussi lui envoyer une copie de ses données avec « Exporter ses données ». Voir Vos données personnelles.

Un administrateur exporte d'abord les données, puis clique sur « Fermer l'entreprise » dans Paramètres → Confidentialité. Tout est supprimé 30 jours plus tard, et la fermeture peut être annulée d'ici là. Voir Vos données personnelles.

Dans Paramètres → Emails et relances, carte « Serveur d'envoi » : choisissez votre messagerie (OVH, Gmail, Microsoft 365…), saisissez l'adresse et le mot de passe de la boîte, puis « Enregistrer et envoyer un email de test ». Voir Relancer les factures impayées.

Tapez un mot que contient le document dans la recherche de la Base documentaire : un nom, un montant, un numéro, un mot du contrat. Le contenu des fichiers et des scans est lu automatiquement. Voir Retrouver un document.

Tapez le numéro (par exemple F-2026-0045) ou le montant (4500) dans la recherche de la Base documentaire, ou avec Ctrl + K depuis n'importe quelle page. Les factures et devis sont cherchables jusque dans leurs lignes.

Non : majuscules et accents n'ont pas d'importance. « echeance » trouve « Échéance », « DUPONT » trouve « Dupont ».

Vérifiez les filtres (bouton « Effacer les filtres »), l'onglet « Archives », et que vous avez accès au document. Un document ajouté à l'instant est trouvable par son contenu après quelques secondes. Pour un scan, ouvrez sa fiche, onglet « OCR » : si le texte est mal lu, « Corriger le texte ».

Par défaut, toute l'entreprise. Dans la fiche du document, onglet « Informations », rubrique « Qui voit ce document » : certains utilisateurs, une équipe, ou « Moi seulement (et l'administrateur) ». Un document non visible n'apparaît ni dans la recherche ni dans les réponses de l'IA. Voir La fiche document.

Il est dans la corbeille : Base documentaire, onglet « Corbeille », bouton « Restaurer ». Seule la suppression depuis la corbeille est définitive.

Oui : ouvrez le document, onglet « OCR », « Corriger le texte ». La recherche utilise votre correction ; le texte lu d'origine reste conservé et « Revenir au texte lu » annule la correction.

Le même fichier existe déjà dans la Base documentaire : son nom est indiqué. Rien n'est supprimé automatiquement ; mettez le doublon à la corbeille si vous n'en avez pas besoin.

Dans la Base documentaire, colonne « Classement », cliquez sur « Gérer » : ajoutez un sous-dossier (par exemple un dossier par client), renommez ou supprimez un dossier vide. Voir Ajouter et classer vos documents.

Oui : vos fichiers, vos factures et vos devis. Le compteur en haut de la page indique combien sont interrogeables ; « Relire tous les documents » remet tout à jour. Voir Poser une question à vos documents.

Exportez-les en CSV ou Excel depuis l'ancien logiciel, puis dans Import / Export : « Nouvel import », choisissez « Clients », déposez le fichier et associez les colonnes. La vérification ne modifie rien avant « Lancer l'import ». Voir Importer ou exporter vos données.

C'est un module sur demande : un administrateur le demande dans Paramètres → Abonnement, carte « Modules sur demande », avec le tarif affiché. Il peut être demandé même hors de votre offre : l'équipe ProMind valide la demande et vous prévient.

Dans Mon agenda, cochez « Semaine de travail seulement ». Les jours et horaires se règlent dans les paramètres de l'agenda.

Simple : une liste à cocher, idéale pour un petit chantier. Kanban : des colonnes (à faire, en cours, terminé) où l'on fait glisser les actions pour suivre l'avancement d'un coup d'œil. Voir Agenda & Projets.

Dans Assistant IA, carte « Propositions d'analyse », cliquez sur « Gérer » : crayon pour modifier, corbeille pour retirer, « Ajouter » pour créer, flèche circulaire pour rétablir celles de Promind.

Un clic sur une proposition ouvre la règle pré-remplie : ajustez-la avant d'enregistrer. Pour changer la liste des propositions elle-même, « Gérer » dans la carte « Propositions d'automatisation ». Voir Automatiser les tâches répétitives.

Ces menus (Entreprise, Abonnement, Utilisateurs, Rôles et droits, Confidentialité) sont réservés par défaut à l'administrateur. Il peut vous les ouvrir dans Paramètres → Rôles et droits.

Dans Paramètres → Abonnement, passez la souris sur une offre : le détail de ses modules, limites et options s'affiche.

Dans Paramètres → Abonnement, « Choisir cette offre » ouvre la page de paiement sécurisée Stripe (carte ou prélèvement SEPA). Pendant l'essai, rien n'est prélevé avant la fin de l'essai. Voir Votre abonnement.

Sur la page de paiement Stripe, qui s'ouvre quand vous choisissez une offre dans Paramètres → Abonnement : cliquez sur « Ajouter un code promotionnel ».

Dans Paramètres → Abonnement : la liste « Mes factures ProMind », et le bouton « Gérer mon paiement et mes factures » pour changer de carte, télécharger les factures, changer d'offre ou de durée, ou résilier.

Votre abonnement est résilié ou votre essai est terminé sans paiement. Vous pouvez tout consulter et exporter ; pour modifier à nouveau, choisissez une offre dans Paramètres → Abonnement. Vos données sont conservées.