Relancer les factures impayées

En bref

1. Ouvrez Factures et filtrez les factures en retard.
2. Ouvrez une facture et envoyez une relance.
3. Pour ne plus y penser, activez les relances automatiques.

Relance manuelle

Sur une facture en retard, cliquez sur « Relancer » : un email de relance est préparé avec la facture en PDF ; vous le relisez avant l'envoi. Chaque envoi est historisé sur la facture.

Relances automatiques

1. Ouvrez Paramètres → Emails et relances.
2. Activez les relances automatiques et choisissez les paliers (par exemple 3, 15 et 30 jours après l'échéance).
3. Adaptez les modèles d'emails. Les variables comme {client}, {numero} ou {reste} sont remplacées automatiquement.

Les relances partent chaque matin ; elles s'arrêtent dès que la facture est payée, et au moins 5 jours séparent deux relances.

Qui reçoit les réponses ?

Par défaut, les emails partent de l'adresse de la plateforme avec le nom de votre entreprise ; les réponses de vos clients arrivent sur l'email de votre entreprise.

Envoyer depuis votre propre adresse

Un administrateur peut brancher la messagerie de l'entreprise (OVH, Gmail, Microsoft 365, Orange…) : devis, factures et relances partent alors de votre adresse.

1. Dans Paramètres → Emails et relances, carte « Serveur d'envoi », choisissez votre messagerie : le serveur, le port et la sécurité se remplissent seuls.
2. Saisissez l'adresse d'expédition, l'identifiant (en général l'adresse email) et le mot de passe de la boîte. Gmail demande un « mot de passe d'application ».
3. Cliquez sur « Enregistrer et envoyer un email de test » : si l'email arrive, le serveur est activé.

Seul le serveur d'envoi (SMTP) est nécessaire : POP et IMAP servent à recevoir. Cochez « Recevoir une copie de chaque envoi » pour garder une trace dans votre boîte.

Pour aller plus loin, une automatisation peut créer une tâche « Appeler le client » quand une facture dépasse 15 jours de retard.