Audit Productivité : où vous perdez du temps et quoi automatiser

En bref

1. Ouvrez le menu « Outils » → Audit Productivité, onglet « Outils connectés ».
2. Connectez vos outils (« Connecter » ou « Importer »), puis « Lancer le diagnostic » et « Autoriser l'analyse ».
3. Lisez votre potentiel et « Vos 5 meilleures opportunités d'automatisation », puis ouvrez une recommandation pour « Automatiser ».

Où trouver l'outil

Le menu « Outils » se trouve dans le menu de gauche, juste au-dessus de « Paramètres », et dans le menu de votre compte (icône en haut à droite), au-dessus de « Déconnexion » — c'est l'accès sur téléphone. L'Audit Productivité est inclus dans l'offre Pro ; l'administrateur connecte les outils et lance les diagnostics, les responsables consultent les résultats.

Connecter vos outils

Onglet « Outils connectés », en 5 étapes : choix de l'outil, autorisation (aucun identifiant ni mot de passe demandé), choix des données à analyser, synchronisation (le volume disponible s'affiche), puis analyse.

• Données de ProMind : devis, factures et emails envoyés ; recettes, dépenses et banque ; Agenda & Projets ; base documentaire ; exports.
• Suivi du temps : importez l'export CSV ou Excel de Toggl, Clockify, Harvest ou d'un tableur (date, description, durée). Ce sont les seules durées réellement mesurées. Le fichier n'est pas conservé.
• Les outils marqués « Connecteur prochainement disponible » (Gmail, Outlook, CRM, stockage cloud…) ne sont pas encore branchés.
• « Synchroniser » met à jour le volume, « Déconnecter » retire l'autorisation. Une autorisation expire au bout d'un certain temps : cliquez alors sur « Reconnecter ».

Lancer le diagnostic

« Lancer le diagnostic » affiche les données qui seront lues, pourquoi, ce qui n'est jamais utilisé et comment tout arrêter. Rien n'est analysé avant « Autoriser l'analyse ». Le calcul prend quelques secondes ; la progression s'affiche (Connexion, Synchronisation, Analyse, Détection, Recommandations).

Lire le résultat

• Votre potentiel d'optimisation : le temps potentiellement récupérable par semaine et par an.
• Où vous perdez du temps : le temps estimé par type de tâche (relances, ressaisie, vérification, correction, recherche d'informations…).
• Vos 5 meilleures opportunités d'automatisation : classées par priorité. Le « Potentiel identifié » ne compte pas deux fois le temps de deux automatisations qui agissent sur la même tâche.
• Tableau de synthèse : semaine, mois et année. Le mois et l'année dépendent des semaines travaillées indiquées dans « Valoriser le temps ».
• Chaque chiffre indique s'il est une donnée observée, un calcul, une estimation ou une hypothèse, avec son niveau de confiance (élevé, moyen, projection). « Comment ce chiffre a-t-il été obtenu ? » détaille le calcul.
• « Données insuffisantes pour une estimation fiable » : il y a trop peu d'opérations répétées sur la période ; aucun chiffre n'est inventé. Les données créées en masse (import d'un fichier, reprise de données) ne sont pas comptées comme de la saisie.

Automatiser

Cliquez sur une recommandation : problème détecté, temps actuel, gain potentiel, fréquence, complexité, impact, priorité expliquée et fonctionnement.

• « Automatiser » puis « Créer et activer » ou « Créer sans activer » : rien n'est activé sans votre confirmation.
• Le bouton à côté ouvre l'écran où la mise en place se fait (justificatifs, banque, devis…).
• « Demander une configuration » : pour une automatisation pas encore disponible, la demande est transmise à l'équipe ProMind.

Suivre et comparer

• Onglet « Mes automatisations » : état, exécutions, erreurs, temps économisé estimé, « Activer » / « Désactiver », retour à l'état d'avant, historique.
• Onglet « Historique » : vos diagnostics précédents et « Comparer deux diagnostics » pour mesurer vos progrès.
• « Valoriser le temps » (en bas du diagnostic) : coût horaire, personnes concernées, heures et semaines travaillées donnent la valeur potentielle du temps récupéré. C'est une estimation, pas un gain garanti.

Conseil : relancez le diagnostic chaque mois. Si le temps perdu baisse, vos automatisations fonctionnent.