Le journal des encaissements inaltérable (exigences des logiciels de caisse)

En bref

1. Rien à faire : chaque encaissement (règlement de facture, recette saisie, remboursement), chaque modification et chaque suppression est inscrit automatiquement au journal.
2. Le journal est clôturé chaque nuit : jour, mois et année terminés, avec le total de la période et le total perpétuel.
3. Consultez-le et téléchargez l'archive annuelle dans États comptables → Journal des encaissements.

Ce que garantit le journal

• Inaltérabilité : les écritures sont numérotées sans trou et scellées les unes aux autres par une empreinte (SHA-256). Une modification ou une suppression de recette ne réécrit pas le passé : elle ajoute une écriture qui garde la version d'avant et celle d'après.
• Sécurisation : la base de données refuse de modifier ou d'effacer une écriture du journal ou une clôture. ProMind vérifie toute la chaîne à chaque consultation : « Journal intact », ou l'écriture exacte où se trouve l'anomalie.
• Conservation : clôtures journalières, mensuelles et annuelles, avec le détail par mode de règlement et le total cumulé depuis l'origine.
• Archivage : une archive par année, dans un format ouvert (JSON) avec sa notice en français, les écritures, les clôtures, la vérification et une empreinte de l'ensemble. Conservez-la six ans.

Qui est concerné par l'obligation ?

La loi (article 286, I, 3° bis du code général des impôts) vise les entreprises assujetties à la TVA qui enregistrent dans un logiciel les paiements de particuliers. Ne sont pas concernés :

• les entreprises en franchise en base de TVA (la plupart des micro-entrepreneurs) ;
• celles qui ne vendent qu'à des professionnels ;
• celles dont tous les paiements passent par une banque (virement, carte via un établissement bancaire), sans aucune espèce ni chèque.

La certification

Depuis le 1er septembre 2026, les entreprises concernées doivent pouvoir présenter un certificat délivré par un organisme accrédité pour le logiciel qui enregistre leurs encaissements. Le journal de ProMind applique les quatre conditions exigées ; la certification de ProMind n'est pas encore obtenue. Si vous êtes concerné (TVA, clients particuliers, paiements en espèces ou par chèque), parlez-en à votre expert-comptable, et écrivez-nous : nous vous tiendrons informé.

Questions fréquentes

Puis-je encore corriger une recette ? Oui. La correction est enregistrée comme une nouvelle écriture : l'ancienne version reste visible dans le journal et dans l'archive.

Que contient le total perpétuel ? La somme de tous les encaissements enregistrés depuis le début, corrections et suppressions comprises. Il ne diminue que par une écriture (remboursement, suppression), jamais en silence.

Mes encaissements d'avant le journal ? Ils ont été repris à l'ouverture du journal (écritures « OPENING »), dans leur ordre de saisie.