Notes de frais et indemnités kilométriques

En bref

1. Ouvrez Notes de frais (menu Trésorerie & compta) et cliquez sur « + Nouvelle note de frais ».
2. Ajoutez vos tickets (« Photographier un ticket » ou « + Dépense ») et vos trajets (« + Trajet »).
3. Cliquez sur « Envoyer pour validation » : un responsable valide la note, puis la marque « remboursée ».

Tickets et dépenses

• « Photographier un ticket » ouvre l'appareil photo du téléphone (ou choisissez un PDF). Avec la lecture automatique (offre Pro), la date, le montant, la TVA et le commerçant se remplissent seuls en quelques secondes : vérifiez-les avec le crayon.
• « + Dépense » : date, objet, nature (repas, hôtel, train…), montant TTC, TVA éventuelle et justificatif.

Trajets et indemnités kilométriques

1. Dans « Mes véhicules », ajoutez votre véhicule et sa puissance fiscale (CV, sur la carte grise) ; cochez « Électrique » s'il l'est.
2. « + Trajet » : date, motif, départ et arrivée, aller-retour ou non.
3. La distance : « Calculer la distance » la calcule par la route ; vous pouvez la corriger (détour). Vous pouvez aussi taper les km vous-même.

L'indemnité suit le barème kilométrique officiel : le prix au km dépend de la puissance du véhicule et des km déjà parcourus dans l'année avec lui (il baisse au-delà de 5 000 km pour une voiture). Chaque trajet est calculé sur le cumul de l'année, si bien que le total de l'année correspond au barème, sans régularisation. Les véhicules électriques sont majorés de 20 %. Le détail du calcul est affiché sous chaque trajet.

Le trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel n'est pas un déplacement professionnel.

Validation et remboursement

• Les responsables (administrateur, manager) voient l'onglet « Équipe » : ils valident ou refusent (avec la raison) chaque note envoyée.
• Une note refusée revient à son auteur, qui la corrige et la renvoie.
• « Marquer comme remboursée » (moyen de paiement, date) crée une dépense par ligne dans Dépenses : catégorie de la ligne, « Indemnités kilométriques » pour les trajets.

Bon à savoir

• Une note envoyée ne se modifie plus, sauf si elle est refusée.
• Chacun ne voit que ses propres notes ; les droits « Saisir et envoyer ses notes de frais » et « Valider, refuser et rembourser » se règlent dans Rôles et droits.