Base documentaire : ajouter et classer vos documents

En bref

1. Ouvrez la Base documentaire et cliquez sur « Ajouter des fichiers ».
2. Promind lit le texte du fichier et propose un classement : cliquez sur « Valider » dans la fiche.
3. Retrouvez-le ensuite avec la recherche, même par un mot de son contenu.

Ajouter des fichiers

• Cliquez sur « Ajouter des fichiers » (plusieurs à la fois). Formats : PDF, images, Word, Excel, OpenOffice, texte et CSV, jusqu'à 20 Mo par fichier.
• Si un dossier est sélectionné à gauche, les fichiers y sont rangés.
• Le texte est lu automatiquement en quelques secondes. Les photos et les scans sont lus par OCR si votre offre inclut le module OCR.
• Un fichier déjà présent est signalé : rien n'est supprimé, à vous de décider.

Classer

• La colonne « Classement » propose une arborescence prête à l'emploi : 01 Entreprise, 02 Commercial, 03 Facturation, 04 Finance, 05 Projets, 06 Marketing, 07 Ressources internes, 08 Archives.
• « Gérer » permet d'ajouter un sous-dossier (par exemple un dossier par client), de renommer ou de supprimer un dossier vide. Les documents suivent quand un dossier est renommé.
• Après lecture, Promind propose un classement (type, dossier, date, numéro, client ou fournisseur cité). Ouvrez le document : « Valider » applique la proposition, « Ignorer » la retire. Vous pouvez aussi tout corriger dans l'onglet « Informations ».
• Les étiquettes (#contrat, #urgent, #2026…) se saisissent dans l'onglet « Informations » et servent de filtre.

Joindre un document à une fiche

Sur une fiche client, un projet, un devis ou une facture, le bloc « Documents » permet d'ajouter une pièce jointe (contrat, bon de commande…). Le document est aussi dans la Base documentaire : il n'est jamais dupliqué.

Archives et corbeille

• Archiver retire un document de la vue principale sans le perdre (onglet « Archives »). Il reste trouvable par la recherche.
• Supprimer le met à la corbeille : il sort de la recherche mais peut être restauré. La suppression définitive (fichier effacé) se fait depuis l'onglet « Corbeille ».