Messagerie : votre boîte mail classée par urgence et rangée automatiquement

En bref

1. L'administrateur active le module « Messagerie » dans Paramètres → Abonnement, puis ouvre Messagerie.
2. Il choisit sa messagerie (Gmail, Outlook, Orange, Yahoo Mail, OVHcloud), autorise la lecture et, s'il le souhaite, le rangement.
3. Les nouveaux emails arrivent classés par urgence (Urgents, Importants, Normaux, Faibles) et par type (Client, Demande de devis, Facture, Paiement, Administration, Fournisseur, Newsletter, Notification, Autre).

Connecter la boîte

• Gmail et Yahoo Mail : un mot de passe d'application (Gmail : validation en deux étapes activée, puis Compte Google → Sécurité → Mots de passe des applications). Le mot de passe habituel est refusé par ces fournisseurs.
• Orange : le mot de passe de la messagerie (ou la clé d'accès Orange). OVHcloud : le mot de passe de la boîte (serveur à indiquer pour une boîte Exchange).
• Outlook (Outlook.com, Hotmail, Microsoft 365) : « Se connecter avec Microsoft » ; ProMind ne voit jamais votre mot de passe.
• La connexion est vérifiée avant d'être enregistrée ; le mot de passe est chiffré.

Comment les emails sont classés

• D'abord par règles : expéditeur enregistré comme client ou fournisseur dans ProMind, lettres d'information (lien de désinscription), messages automatiques (« ne pas répondre »), administrations et banques (URSSAF, impôts…), mots de l'objet (devis, facture, virement) et mots d'urgence (« urgent », « mise en demeure », « dernier rappel »…).
• Puis, si les règles ne tranchent pas et selon la politique d'IA de l'entreprise, par l'IA, qui lit l'expéditeur, l'objet et le début du message. Le nombre d'emails classés par l'IA chaque mois dépend de votre offre.
• « Pourquoi ce classement ? » s'affiche sur chaque email. « Corriger le classement » le change, et « Pour les prochains emails de cet expéditeur » s'en souvient.

Lire et traiter

• La liste montre d'abord les urgents. Ouvrir un email affiche son texte, lu en direct dans votre messagerie : ProMind ne le conserve pas et ne le marque pas comme lu.
• « Marquer comme traité » le retire de la liste à traiter ; « Créer une action » l'ajoute à votre agenda ; « Marquer d'une étoile » le marque dans votre messagerie (rangement autorisé).
• « Relever » lit la boîte tout de suite ; sinon elle est relue toutes les 5 minutes.

Ranger automatiquement

Dans Automatisations, connecteur Boîte mail : choisissez les règles à activer (ranger les newsletters, les factures, l'administration ; marquer les urgents ; créer une action pour une demande de devis…). ProMind n'agit dans votre messagerie que si « Autoriser ProMind à ranger et marquer mes emails » est coché dans Réglages. Aucun email n'est envoyé ni supprimé.

Données

Seuls l'expéditeur, l'objet, la date et le classement sont conservés, 90 jours. « Déconnecter la messagerie » supprime les identifiants et les classements ; votre boîte n'est pas modifiée.