Prospecter par email : import, envois en lots, relances et réponses

En bref

1. L'administrateur active le module « Prospection par email » dans Paramètres → Abonnement (offres Business et Pro).
2. Vérifiez votre serveur d'envoi dans Paramètres → Emails et relances : les mails partent de votre adresse.
3. Marketing → Importer vos prospects, puis Marketing → Emailing : créez une campagne, ajoutez des destinataires, lancez.
4. Activez la lecture de votre boîte dans Marketing → Réglages : les réponses arrivent dans Marketing → Réponses.

Importer vos prospects

• Fichier Excel ou CSV : une ligne d'en-tête, puis un prospect par ligne. ProMind propose la correspondance des colonnes (Email, Prénom, Nom, Société, Fonction, Téléphone, Ville, Site web, Notes) ; vous la corrigez au besoin avant d'importer.
• Google Sheets : partagez la feuille « Tous les utilisateurs disposant du lien : lecteur » et collez son lien. Cochez « Synchroniser chaque matin » pour que les nouvelles lignes deviennent des prospects automatiquement.
• n8n : générez votre clé, puis un nœud « HTTP Request » envoie les prospects (POST, en-tête Authorization: Bearer <clé>). L'adresse et un exemple sont affichés dans l'onglet « Importer ».
• L'email est obligatoire ; les emails invalides, les doublons et les adresses désinscrites sont écartés. « Compléter les prospects déjà connus » remplit seulement les champs vides.

Créer une campagne

• Rythme : nombre de mails par jour au plus (ex. 50), taille des lots (ex. 10) et minutes entre deux lots (ex. 30), jours et heures d'envoi (heure de Paris). Commencez doucement (30 à 50 par jour) : c'est la réputation de votre adresse qui est en jeu.
• Séquence : un mail initial et jusqu'à 4 relances, envoyées X jours après l'envoi précédent si le prospect n'a pas répondu. Les relances partent dans le même fil de discussion.
• Variables : {prenom}, {nom}, {societe}, {fonction}, {ville}, {entreprise} (votre entreprise).
• Destinataires : ajoutez les prospects d'une étape, d'une campagne marketing, ou jamais contactés. Les désinscrits, adresses en erreur et prospects sans email sont ignorés.
• « Lancer la campagne » ; « Mettre en pause » à tout moment. La campagne se termine seule quand toutes les séquences sont finies.

Désinscription et règles de la prospection

• Chaque mail se termine par votre nom et un lien de désinscription (ajoutés automatiquement), et propose la désinscription en un clic dans la messagerie du destinataire.
• Une adresse désinscrite n'est plus jamais sollicitée, même réimportée.
• Prospection B2B : vous pouvez écrire à des professionnels au sujet de leur activité, en indiquant qui vous êtes et en permettant de se désinscrire. Pour des particuliers, leur accord préalable est nécessaire.

Réponses de vos prospects (boîte OVH ou autre)

• Dans Marketing → Réglages, indiquez votre boîte de réception (OVH : serveur ssl0.ovh.net, port 993, identifiant = votre adresse ; mot de passe : celui du serveur d'envoi si vous laissez le champ vide). « Tester la connexion », puis enregistrez.
• ProMind lit la boîte toutes les 5 minutes, en lecture seule : rien n'est marqué comme lu, déplacé ou supprimé. Seuls les messages de vos prospects sont retenus.
• Réponse : les relances s'arrêtent pour ce prospect, vous êtes prévenu, et l'IA propose un classement (intéressé, pas intéressé, plus tard, absent) avec un résumé. Vous validez en un clic, ce qui met aussi à jour son étape (ex. intéressé → Qualifié).
• Absence (réponse automatique) : notée, la séquence continue. Adresse en erreur : plus aucun envoi à cette adresse.
• Vous répondez au prospect depuis votre messagerie habituelle (« Répondre depuis ma messagerie »).

Suivi

• La campagne affiche destinataires, envois (dont aujourd'hui), réponses, clics, désinscriptions et erreurs ; chaque prospect a son historique (import, envois, clics, réponses).
• Les clics sont comptés sur les liens de vos mails (pas de pixel d'ouverture, meilleur pour la délivrabilité).
• Quota de mails de prospection par mois selon l'offre (Business 1 500, Pro 5 000), visible dans l'onglet « Emailing ».