Faire signer un devis en ligne (signature électronique)

En bref

1. Envoyez le devis par email depuis ProMind (ou copiez son lien « Voir et accepter le devis en ligne »).
2. Votre client l'ouvre, signe dans le cadre prévu et clique sur « Signer et accepter le devis ».
3. Le devis passe Accepté et son PDF contient la signature et une page de preuve.

Côté client

1. Il ouvre le lien reçu (email, SMS…), sans créer de compte, et lit le devis.
2. Il clique sur « Accepter le devis », indique son nom (et sa qualité, par exemple « Gérant »).
3. Il signe : « Signer à la main » (souris, pavé tactile ou doigt sur téléphone) ou « Utiliser mon nom tapé ».
4. Il coche « Bon pour accord » puis clique sur « Signer et accepter le devis ».
5. Il peut aussitôt « Télécharger le devis signé (PDF) ». Il reçoit aussi automatiquement une copie du devis signé par email, avec son certificat de signature.

Il peut aussi refuser le devis, avec un motif.

Côté entreprise

• Vous recevez une notification « Devis accepté en ligne ».
• La copie signée part à l'adresse à laquelle vous avez envoyé le devis (sinon à l'adresse du client et à ses contacts qui reçoivent les factures), depuis la même adresse d'envoi que vos devis. Elle apparaît dans la carte « Emails » du devis : « Copie du devis signé (automatique) ».
• La fiche du devis affiche la signature, le signataire, la date, l'adresse IP et l'empreinte du devis signé.
• Le PDF du devis (téléchargement, email, espace client) contient la signature dans le cadre « Bon pour accord » et une page « Certificat de signature électronique » : document, signataire, date et heure, procédé, adresse IP, navigateur, empreinte SHA-256 du contenu et état d'intégrité.
• Le devis signé se transforme ensuite en facture comme d'habitude (« Convertir en facture », ou une facture d'acompte).

Une preuve fiable

• Le client signe ce qu'il a lu : si vous modifiez le devis pendant qu'il le consulte, sa signature est refusée et il doit recharger la page pour lire la nouvelle version.
• L'empreinte du contenu (numéro, dates, lignes, totaux, conditions) est enregistrée à la signature. Si le contenu change ensuite, la fiche et le PDF le signalent.
• Il s'agit d'une signature électronique simple au sens du règlement européen eIDAS et du Code civil (articles 1366 et 1367) : elle convient aux devis et contrats commerciaux courants. Ce n'est pas une signature qualifiée, exigée seulement pour quelques actes particuliers.

À savoir

• Le lien n'est valable que pour un devis en brouillon ou envoyé, et encore valable : un devis expiré, refusé ou déjà facturé ne peut plus être signé.
• Un devis papier signé reste possible : le PDF garde son cadre « Bon pour accord » vierge tant que le devis n'est pas signé en ligne.
• Voir aussi Créer, envoyer et suivre un devis.