Suivi des clients : historique, séances et fiches de suivi

En bref

1. Ouvrez un client dans Clients : onglets Fiche (comme avant), Historique (visites, fréquence, prestations) et Suivi (rendez-vous et séances).
2. Dans « Suivi », « Modèle de fiche » : choisissez votre métier.
3. Sur chaque séance, « Remplir la fiche » (ou « Ajouter une séance ») : ce qui a été fait, la prochaine visite conseillée, des photos.

Le modèle de fiche de séance

Dans l'onglet « Suivi », « Modèle de fiche » : choisissez votre métier, les champs de la fiche sont proposés, puis renommez-les, retirez-les ou ajoutez les vôtres (12 au plus). Le modèle est commun à tous vos clients.

• Coiffure, barbier : prestation / technique, formule couleur, produits, temps de pose, conseils.
• Institut de beauté : soin réalisé, zone, produits, type de peau et réaction, conseils.
• Coach sportif, bien-être : objectif, exercices, charges / séries / répétitions, ressenti, à travailler la prochaine fois.
• Notes libres : la fiche ne contient que des notes.

Remplir la fiche d'une séance

• Rendez-vous pris en ligne : ils s'affichent d'eux-mêmes ; « Remplir la fiche » sur un rendez-vous passé.
• Client venu sans rendez-vous, séance hors plateforme : « Ajouter une séance » (date, prestation, réalisée par).
• Sur la fiche : les champs du modèle, des notes, la prochaine visite conseillée (« dans 6 semaines »…), « Visible par le client » et des photos avant / après (8 par séance, JPEG, PNG ou WebP, 8 Mo chacune ; sur téléphone, l'appareil photo s'ouvre).
• Depuis « Rendez-vous en ligne », le lien « Fiche de suivi du client » ouvre directement cet onglet.

L'historique

• Visites : jours de rendez-vous passés, de séances et de factures (une visite par jour au plus) ; fréquence moyenne entre deux visites ; visites des 12 derniers mois.
• Facturé HT et panier moyen par facture.
• Prestations : d'après les lignes des factures (et les rendez-vous passés pas encore facturés), avec le nombre de fois, la fréquence, la dernière fois et le total HT.
• Prochain rendez-vous et prochaine visite conseillée (signalée en retard quand elle est dépassée sans rendez-vous).

Clients à revoir et relance automatique

En haut de Clients, « clients à revoir » liste ceux dont la prochaine visite conseillée est dépassée et qui n'ont pas de rendez-vous à venir, avec leur téléphone et leur email. « Relancer maintenant » leur envoie tout de suite le message de relance.

« Régler » : cochez Relancer automatiquement, choisissez par email et/ou par SMS (le SMS décompte votre crédit SMS), le délai (« après N jours de retard »), le nombre de relances au plus et leur espacement, et votre message (variables {prenom}, {entreprise}, {derniere_visite}, {lien_reservation}, {telephone}). Les relances partent chaque jour ouvré à 10 h, jamais le dimanche ni les jours fériés.

• Chaque relance contient un lien « Ne plus recevoir de relances » : un client qui l'utilise n'est plus relancé (badge « Ne veut plus de relances »). Les confirmations et rappels de ses rendez-vous continuent.
• Un client qui reprend rendez-vous, ou dont vous remplissez une nouvelle fiche, sort de la liste.
• Relancer des clients existants pour des prestations semblables est permis, à condition qu'ils puissent refuser simplement : c'est le rôle du lien.

Partager le compte rendu avec le client

Cochez « Visible par le client » sur une fiche : elle apparaît dans son espace client (rubrique « Vos séances »), avec les photos de la séance — par exemple un programme d'entraînement. Créez d'abord son lien d'espace client depuis l'onglet « Fiche ». Les fiches non cochées ne sont jamais visibles par le client.

Données personnelles

Les fiches et les photos font partie des données du client : elles sont incluses dans l'export (onglet « Fiche », Données personnelles) et supprimées par l'anonymisation. N'y notez que ce qui est utile à la prestation ; une information de santé (allergie, blessure) est une donnée sensible : ne la notez qu'avec l'accord du client.

Rendez-vous pris depuis l'espace client

• Espace client : les boutons « Nouveau rendez-vous » et « Prendre rendez-vous » ouvrent la page de réservation en reconnaissant le client.
• Page de réservation : à l'étape « Vos coordonnées », une carte « Vous réservez en tant que » reprend le nom, l'email et le téléphone de la fiche client ; il suffit de confirmer (bouton « Modifier » pour les changer). Le rendez-vous est rattaché à sa fiche, même s'il change d'adresse email.
• Page « Gérer mon rendez-vous » (lien de l'email) : bouton « Mon espace client » en haut, si le client a un espace client et que le rendez-vous porte l'adresse email de sa fiche.
• Paramètres → Entreprise : nouvelle carte « Espace client : message d'accueil » pour écrire le texte affiché sous « Bonjour … » dans l'espace client (vide = texte par défaut, 300 caractères au plus).