Prise de rendez-vous en ligne : votre page de réservation

En bref

1. Activez le module dans Paramètres → Abonnement, carte « Modules sur demande ».
2. Dans Rendez-vous en ligne, créez vos prestations et vos collaborateurs (avec leurs horaires).
3. Onglet « Réglages » : cochez « Publier la page », puis partagez le lien (« Copier le lien ») sur votre site, vos réseaux, votre fiche Google.

Les prestations

Onglet « Prestations », « + Nouvelle prestation » : nom, durée, prix TTC, TVA, et le paiement à la réservation :

• Paiement sur place : rien n'est demandé en ligne ;
• Acompte en ligne : un pourcentage du prix ou un montant fixe ;
• Paiement en ligne du prix total.

Le paiement en ligne demande le module Paiement en ligne (votre compte Stripe) : tant qu'il n'est pas actif, tout se règle sur place.

Les collaborateurs et leurs horaires

Onglet « Collaborateurs », « + Nouveau collaborateur » : nom affiché, prestations qu'il réalise, horaires de chaque jour (avec ou sans pause), et éventuellement son agenda ProMind : ses rendez-vous y apparaissent et ses autres événements le rendent indisponible. « + Ajouter une absence » bloque une période (congés, formation).

Des créneaux qui respectent la durée

Un créneau n'est proposé que si toute la prestation tient dans les horaires du collaborateur, sans chevaucher un autre rendez-vous, une absence ou un événement de son agenda. Une coupe d'une heure n'est donc jamais proposée dans un trou de 35 minutes. Dans « Réglages », vous choisissez aussi le pas des créneaux, le temps libre laissé après chaque rendez-vous, le délai minimum pour réserver et jusqu'à combien de jours à l'avance.

Côté client

Sur votre page, le client choisit une ou plusieurs prestations (par exemple coupe + taille de barbe : elles sont réalisées à la suite, par la même personne, sur la durée totale), puis un collaborateur (ou « Peu importe »), un jour et une heure, puis indique son nom, son email et son téléphone, et accepte vos conditions d'annulation. S'il doit payer en ligne, il est envoyé sur la page de paiement sécurisée ; le créneau lui est réservé 30 minutes. Il reçoit une confirmation (email et/ou SMS, selon vos réglages) avec un lien personnel pour déplacer ou annuler son rendez-vous, puis un rappel avant le rendez-vous.

Messages aux clients : email et SMS

Onglet « Messages aux clients » : pour chaque moment, cochez Email et/ou SMS.

• Confirmation de la réservation.
• Rendez-vous déplacé ou annulé : l'email part toujours, le SMS en option.
• Rappel avant le rendez-vous : « N heures avant le rendez-vous », ou « la veille, à partir de » l'heure choisie. Un rendez-vous pris après ce moment ne reçoit que sa confirmation.
• Message le lendemain (à partir de 10 h) : remerciement, lien pour reprendre rendez-vous et, si vous le renseignez, lien pour laisser un avis (par exemple le lien « Demander des avis » de votre fiche Google). Pas d'envoi aux absents ni aux rendez-vous annulés.

Le message du rappel et celui du lendemain sont personnalisables, avec des variables à insérer d'un clic : {prenom}, {date}, {heure}, {prestation}, {entreprise}, {lien} (déplacer ou annuler), {lien_reservation}, {avis}… L'aperçu montre le texte et le nombre de SMS : un SMS compte 160 caractères (les accents rares comme ê ou ç sont remplacés pour rester à 160).

Dès qu'un SMS de confirmation ou de rappel est coché, votre page demande le numéro de mobile du client (les SMS partent vers les mobiles français, en 06 ou 07). « Expéditeur des SMS » : le nom affiché sur son téléphone (11 lettres ou chiffres au plus). « M'envoyer un test » vous envoie le message choisi, rempli avec un rendez-vous d'exemple. Tous les envois sont listés dans « Messages envoyés », et sur chaque rendez-vous (« Messages envoyés au client »).

Crédit SMS : des forfaits payés d'avance

Les SMS sont payants, en plus de votre abonnement, et payés d'avance : dans la carte « Crédit SMS » de l'onglet, achetez un forfait (50 ou 100 SMS à 0,100 € HT le SMS, 500 SMS à 0,095 €, 1 000 SMS à 0,090 €), réglé par carte bancaire sur la page de paiement sécurisée de ProMind ; la facture vous est envoyée par email. À l'ouverture, quelques SMS vous sont offerts pour essayer.

• Chaque SMS envoyé décompte 1 crédit (2 pour un message de plus de 160 caractères). Le compteur « SMS restants » est affiché dans l'onglet et en haut de la page.
• Alerte : notification et email quand le solde passe sous le seuil choisi (« M'alerter sous »), puis quand il est épuisé.
• Sans crédit, aucun SMS ne part : vos clients sont prévenus par email à la place.
• Recharge automatique (facultative) : sous le seuil, le forfait choisi est racheté avec la carte de votre dernier achat.
• Un SMS dont l'envoi échoue est recrédité. « Derniers mouvements » liste les achats, envois et SMS offerts.

Annulation, pénalité et remboursement

Dans « Réglages », « Déplacement et annulation » : sans frais jusqu'à N heures avant le rendez-vous, puis une pénalité en % du prix. Ensuite, le client ne peut plus déplacer son rendez-vous en ligne.

• Annulation à temps : ce qu'il a payé en ligne lui est remboursé en entier.
• Annulation tardive : la pénalité est retenue sur ce qu'il a payé (acompte ou total), le reste est remboursé. Sans paiement en ligne, aucune pénalité n'est possible.
• Si vous annulez (« Annuler » sur le rendez-vous), le client est toujours remboursé en entier et prévenu par email (et par SMS si vous l'avez choisi).

Facture et comptabilité automatiques

• Un paiement en ligne crée la facture de la prestation (émise) avec son paiement : il apparaît dans le livre des recettes et l'export comptable.
• Le reste dû se règle au rendez-vous : « Encaisser » (mode de règlement au choix) crée la facture si besoin et enregistre le paiement.
• Une annulation remboursée fait un avoir sur la facture et enregistre le remboursement (retiré du livre des recettes) ; la pénalité reste facturée.

Au quotidien

Onglet « Rendez-vous » : à venir, aujourd'hui, 30 derniers jours. Sur chaque rendez-vous : « Déplacer » (le client est prévenu), « Encaisser », « Terminé », « Absent » (le montant payé reste acquis), « Annuler ». « + Nouveau rendez-vous » enregistre un rendez-vous pris par téléphone ou au comptoir (une ou plusieurs prestations). Chaque nouvelle réservation, annulation ou déplacement fait par un client vous est notifié.

Dans Agenda & Projets → Mon agenda, la case « Rendez-vous clients » affiche ou masque les rendez-vous pris en ligne (« Agenda équipe » : ceux de tous les collaborateurs). Un clic sur l'un d'eux ouvre la prise de rendez-vous ; pour le déplacer, utilisez « Déplacer » : le client est prévenu.

L'espace client

Votre client reçoit un lien vers son espace client :

• En-tête au logo et aux coordonnées de votre entreprise, chiffres clés « Reste à payer », « Déjà réglé », « Visites » et « Prochain rendez-vous ».
• Zone « Mes rendez-vous » : rendez-vous à venir, bouton « Déplacer ou annuler » et bouton « Nouveau rendez-vous » vers la page de réservation (si elle est publiée).
• Zone « En attente de votre part » (factures à payer, devis à accepter), carte « Votre contact » et frise « Mon suivi » pour les fiches de séance partagées.
• Mot de passe facultatif choisi par le client : proposé à sa première visite (« Protéger mon espace » ou « Plus tard »), puis bouton « Mot de passe » en haut à droite (changer, retirer, « Se déconnecter de cet appareil »). Ensuite le lien seul ne suffit plus ; l'appareil reste connecté 30 jours.
• « Mot de passe oublié ? » envoie au client un lien valable une heure (s'il a une adresse email) ; sinon, l'entreprise clique « Réinitialiser le mot de passe » dans la carte « Espace client » de la fiche client (le mot de passe est effacé, le lien suffit de nouveau et le client peut en choisir un nouveau). « Nouveau lien » retire aussi le mot de passe.

Rendez-vous pris depuis l'espace client

• Espace client : les boutons « Nouveau rendez-vous » et « Prendre rendez-vous » ouvrent la page de réservation en reconnaissant le client.
• Page de réservation : à l'étape « Vos coordonnées », une carte « Vous réservez en tant que » reprend le nom, l'email et le téléphone de la fiche client ; il suffit de confirmer (bouton « Modifier » pour les changer). Le rendez-vous est rattaché à sa fiche, même s'il change d'adresse email.
• Page « Gérer mon rendez-vous » (lien de l'email) : bouton « Mon espace client » en haut, si le client a un espace client et que le rendez-vous porte l'adresse email de sa fiche.
• Paramètres → Entreprise : nouvelle carte « Espace client : message d'accueil » pour écrire le texte affiché sous « Bonjour … » dans l'espace client (vide = texte par défaut, 300 caractères au plus).

Tarif

La prise de rendez-vous en ligne est comprise dans les offres Booking (pensée pour les salons et praticiens), Business et Pro. Selon l'offre, des frais d'activation et/ou un supplément mensuel peuvent s'appliquer : ils sont affichés avant l'activation et ajoutés à votre facture d'abonnement.